Zet een wekker, voorkom problemen

D

e kop van deze blog lijkt een dooddoener voor ondernemers, maar als je er over nadenkt realiseer je je dat er in de praktijk weinig met alerts, of notificaties zoals wij ze binnen Noctua noemen, wordt gedaan. 

Als de wekker in de ochtend niet afgaat heeft dat allerlei consequenties, waaronder te laat op je werk komen, uitgestelde afspraken en mogelijke vertragingen. Dit onderstreept de waarde van alerts of notificaties ingebouwd in de Noctua software. Het houdt de organisatie scherp en daarmee alert en actief. 

Natuurlijk is een ingericht KYC proces naast de alert functie nog steeds essentieel. Een alert, of notificatie is niets anders dan het geven van een startsein voor extra onderzoek. Gedegen onderzoek kan alleen als daarvoor een kwalitatief proces is ingericht.

Wat zijn notificaties of alerts binnen de Noctua software en waar kan dit nog meer worden ingezet?, een drietal voorbeelden.

Voorbeeld 1. Relatiebeheer en ISO normeringen

De ISO 27001 en 27002 hebben een apart hoofdstuk gewijd aan relatiebeheer (klanten en leveranciers). Logische momenten voor klant of leverancierscontact zijn vanuit de ISO normeringen bezien, eigendomswijziging, wijziging van directie, verhuizing of deponeren van betalingsonmacht. In de praktijk wordt dit echter vaak niet of laat opgemerkt en soms ook helemaal niet.

“ISO relatiebeheer alerts“

Binnen  de ISO normering kan een alertering systeem dan ook een zeer nuttige verplichting zijn. Een interessant voorbeeld voor een alert is het niet deponeren van jaarrekeningen, terwijl men daartoe verplicht is. Indirect wordt dit meegenomen bij waardering van kredietwaardigheid van bedrijven, maar in veel gevallen ziet men dit pas als het te laat is. Het niet of niet tijdig deponeren van de jaarrekening is veelal een signaal dat er iets aan de hand is. Tijd voor de accountmanager om actie te nemen of om bijvoorbeeld de betalingsvoorwaarden met de relatie aan te passen.

Conclusie, het hebben van een softwaresysteem met alerts op specifieke wijzigingen in de KvK is goed voor het verkrijgen en behouden van een ISO normering en voegt tegelijkertijd iets nuttigs toe aan de business en beschermt deze. 

Voorbeeld 2. Alerts voor Bedrijfstakpensioenfondsen

De bedrijfstakpensioenfondsen (“BPF”) dienen bij een failliet bedrijf dit te melden bij het UWV en een claim in te dienen voor de niet, door de werkgever afgedragen pensioenpremies. Het belang? Als de werkgever pensioenpremies aan een pensioenuitvoerder verschuldigd is, op grond van een met de werknemer gesloten pensioenovereenkomst, dan worden de pensioenpremies over ten hoogste het jaar onmiddellijk voorafgaand aan de datum waartegen de dienstbetrekking door de curator is opgezegd, vergoedt door het UWV. 

Het instellen van een alert op de bij de BPF aangesloten bedrijven voorkomt dat een faillissement voorbijgaat aan het bestuur van de BPF en maakt dat er adequaat kan worden gereageerd.

Voorbeeld 3. Gemeenten en witwassen

Criminelen wassen in Nederland jaarlijks zo’n €13 miljard wit volgens onderzoek van de Universiteit Utrecht. https://www.banken.nl/nieuws/22016/jaarlijks-wordt-13-miljard-witgewassen-in-nederland

De Wet bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur (Bibob) is ingesteld in 2003. Doel is dat gemeenten, provincies en ministeries de integriteit van houders en-of aanvragers van vergunningen en subsidies toetsen. De vergunning voor een Horeca gelegenheid wordt bijvoorbeeld altijd getoetst door de gemeente.

Alerts zijn hier essentieel, bij eigendomswijzigingen kan het zijn dat criminele organisaties het bedrijf in handen krijgen en daarmee bijvoorbeeld witwassen van gelden mogelijk te maken.

Conclusie

De Noctua software biedt het zetten van alerts actief en dynamisch binnen de software aan. Wij zien twee soorten alerts: een dynamische en een actieve alert.

Dynamisch

Bij het uitvoeren van een onderzoek door de gebruiker van de software wordt er een rode bol toegevoegd aan een of meer van de gevonden entiteiten. Dit betekent dat er voldaan wordt aan bepaalde condities die binnen de software zijn ingesteld. Er is mogelijk iets mis, de gebruiker wordt hierop automatisch geattendeerd. Dit dynamische mechanisme vervangt vele zoekacties, zodat de onderzoeker efficiënt onderzoek kan doen.   

Actief

Een actieve alert kent twee varianten:

1. Op een of meerdere onderzochte entiteiten wordt een alert gezet en als er wijzigingen zijn in de structuur van aandeelhouders, directie of adres wordt een signaal afgegeven. Dit kan eventueel worden gekoppeld aan PeP- en sanctielijsten.
2. Sommige bronnen geven hun updates door, deze worden door Noctua afgevangen, aan een onderzoek gematcht en dat leidt eveneens tot het afgeven van een signaal. 

“Met de alert functionaliteit van Noctua voorkomt u frauduleuze activiteiten in de toekomst!”