Wet Bibob: uitvoerbaar en noodzakelijk

W

ij merken dat er vanuit Gemeenten er een sterk groeiende interesse is voor software oplossingen voor het doen van onderzoek volgens de Wet Bibob. 

Wat is Bibob onderzoek?

De Wet bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur (Bibob) is een Nederlandse wet die in 2003 is ingesteld. Doel is dat gemeenten, provincies, waterschappen en ministeries de integriteit van houders en/of aanvragers van vergunningen en subsidies toetsen bij het landelijk bureau Bibob.

Waarom Bibob onderzoek?

Zo’n 25 jaar geleden constateerde de overheid  dat criminele organisaties soms misbruik maken van vergunningen en subsidies. Op het eerste gezicht bonafide bedrijven bleken een dekmantel voor malafide praktijken, zoals het witwassen van geld. Tot de invoering van de wet Bibob konden alleen de politie en het Openbaar Ministerie ingrijpen als er sprake was van malafide praktijken. Met de wet Bibob hebben nu ook andere bestuursorganen een (bestuurlijk) instrument waarmee ze criminele activiteiten in de kiem kunnen smoren.

Sinds de start in 2003 wordt er vanuit de overheid (o.a. Dienst Justis, RIEC) de druk op gemeenten voor goed onderzoek ieder jaar verhoogd. Dit is vergelijkbaar aan wat AFM en DNB bij financiële instellingen doen om te komen tot meer en betere controle.

Zo is de wet Bibob dit jaar weer aangescherpt: vernieuwde wet bibob treedt in werking.

Huidig proces

Wij hebben inmiddels veel gesprekken gevoerd met Bibob-onderzoekers bij gemeenten. In vrijwel ieder gesprek wordt bij het demonstreren van de software aangetoond dat er in de gemeente bedrijven zijn die de vergunning nooit hadden mogen verkrijgen. Zaken die ons opvielen tijdens deze gesprekken:

• Aantal controles: slechts een klein deel van de vergunningsaanvragen bij de grotere gemeenten worden getoetst. De oorzaken zijn o.a. beperkt aantal onderzoekers, ontbreken automatisering en niet koppelen van interne informatie in onderzoek als gevolg van bescherming persoonsgegevens.
• Ontbreken uniformiteit: er is geen uniformiteit qua werkwijze of proces van onderzoek en gebruik van bronnen. Iedere onderzoeker/gemeente heeft zijn eigen plan getrokken zoals wel of niet voeren van gesprekken met aanvragers. Iedere gemeente bepaalt zelf de focus van de controle, vastgoed of horeca?
• Verschil in doorlooptijd: van een onderzoek per gemeente is groot. Bij doorsturen voor second opinion leidt dit in gevallen tot een zeer hoge doorlooptijd van vergunningsaanvragen. De aanvrager verhuist dan eenvoudig naar een andere gemeente om alsnog de vergunning te krijgen.
• Verschil in kwaliteit en automatisering: er zijn gemeenten die ver zijn in de kwaliteit van onderzoek en heel veel waar de kwaliteit laag is en automatisering ontbreekt. Aldus, een landschap (overheid/gemeenten) waar een zeer hoge diversiteit qua vorm, kwaliteit etc. van onderzoek is, waar je verwacht dat dit gelijk is door een bepaalde vorm van regulering.

De software oplossing

De oplossing die met de Noctua software wordt geboden is in de basis gelijk aan KYC onderzoek zoals gedaan door financiële instellingen. 

In essentie, de Bibob-radar is een high-end onderzoekstool, doet geautomatiseerd onderzoek naar de relevante achtergrondinformatie (bronnen) in het kader van onder meer vergunningen (ook toekenning, erkenningen en ontheffingen), subsidies, aanbestedingen en vastgoedtransacties. De Bibob-radar software is onafhankelijke software (stelt amper eisen aan de systemen van de organisatie).

Software proces

Gebruik van de Noctua software maakt het inrichten van het totale proces een stuk eenvoudiger, daar het doen van gericht onderzoek wordt bepaald door de inrichting van de software. De bijvangst is dat minder ervaren onderzoekers, kwalitatief hoogwaardig onderzoek kunnen verrichten.

Na de implementatie van de software is het een kwestie van gebruikers trainen, naast een laatste juridische toetsing op privacy en bevoegdheden. Het resultaat is een volwaardig Bibob proces dat aan de wettelijke eisen voldoet.

Voordelen software oplossing

De voordelen van de software oplossing:

• Procesoptimalisatie: effectieve en efficiënte operationele processen
• Datakwaliteit:  monitoring en verbetering datakwaliteit, ingebouwd in het operationele proces:
  • Efficiënt voldoen aan wet en regelgeving
  • Het opleveren van een compleet en relevant dossier en de benodigde rapportages, met minimale effort
  • Het vastleggen van alle onderzoeken, zowel handmatig als geautomatiseerd uitgevoerd, in een audit trail. Hierbij wordt in detail vastgelegd wie, wanneer, welke mutaties heeft ingevoerd. Met één druk op de knop een volledig inzicht
• Substantieel lagere kosten: als gevolg besparing tot wel 90% van de tijd op het aanmaken van rapportages. Transparantie in de kosten van de regeling en de uitvoering daarvan
• Faciliteren van thuiswerken zie ook: impact Covid-19 op KYC in perspectief

Investeren in de software van Noctua?

Los van bovengenoemde algemene voordelen biedt Noctua voor Gemeenten een aantal specifieke voordelen:

1. Genereren van specifieke rapportages vereist voor o.a. Landelijk bureau Bibob maar ook interne en externe rapportages kunnen volledig worden geautomatiseerd. De gevonden data wordt geplaatst in de rapportages (eventueel zelfs formulieren), waarmee het document zich als vanzelf opbouwt. Dit scheelt extreem veel tijd en elimineert saai werk voor de onderzoeker.
2. Postcode scan: om een snelle indruk te krijgen van de bestaande bedrijven in een gebied kan er een postcode scan worden gedaan waarbij er een snel inzicht wordt verkregen, maar bijvoorbeeld ook duidelijk wordt dat er niet logische bedrijvigheid is als veel nagelstudio’s en kappers op een lage bevolkingsdichtheid. Dit kan duiden op witwas activiteiten.
3. Terugkerende controles: iedere twee jaar moet de vergunning worden gecontroleerd. Dit kan worden gescheduled wanneer dit geautomatiseerd gebeurt en de onderzoeker dit slechts behoeft te controleren. 
4. Notificaties: slimme algoritmes graven op de achtergrond dieper naar verdachte informatie en melden dit via een notificatie als er iets gevonden wordt. Een ideaal hulpmiddel voor de onderzoeker, dat eentonig werk uit handen neemt. De onderzoeker kan zich focussen op de essentie van het onderzoek en hogere kwaliteit leveren.
5. Alerts: een vergunning wordt aangevraagd op een persoon zonder strafblad. Na verkrijgen veranderen aandeelhouders en of bestuurders waardoor duidelijk wordt dat er crimineel verkregen vermogen achter zit. Ingesteld kan worden dat bij wijziging van bepaalde gegevens, bijvoorbeeld de bestuurder, er een alert wordt gegeven. De eerder verkregen vergunning wordt dan weer gecontroleerd. Deze functie simplificeert specifieke processen, bespaart daarmee veel onderzoekstijd en zorgt voor een naadloze aansluiting op het beleid. Voor alerts, zie ook de uitgebreide blog: zet een wekker voorkom problemen 

De wet bibob perfect uitvoeren is een kwestie van Noctua implementeren.